檔案寄存管理外包，這在一般行業(yè)人士還稍顯陌生的詞匯，卻在國外早已是成熟產(chǎn)業(yè)，在北美、歐洲，檔案外包經(jīng)過幾十年的發(fā)展，已經(jīng)形成百億美金的市場，金融行業(yè)及大型企業(yè)均是檔案寄存外包的主要客戶，據(jù)外包協(xié)會統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，世界500強企業(yè)中已經(jīng)有85%以上采取了檔案寄存管理外包服務(wù)。

然而目前在國內(nèi)，接受檔案外包的大中型企業(yè)尚不到2%的比例，正是發(fā)現(xiàn)其中的市場需求與國外的巨大落差，讓部分檔案行業(yè)相關(guān)的公司獵足于此。

“在我們跟客戶溝通檔案掃描外包的過程中，發(fā)現(xiàn)他們正在為檔案的存放問題發(fā)愁，從去年到今年，他們新開了十多個分支機構(gòu)，且業(yè)績的爆發(fā)性增長，造成現(xiàn)有的庫房遠遠跟不上檔案的增長速度，再租庫房，從地方選址到人員配備，都是一系列的事情，還不如干脆外包出去”，從檔案掃描外包行業(yè)轉(zhuǎn)型到檔案儲存外包的檔案公司市場部表示，他們單業(yè)務(wù)正是從保險公司的迫切需求開始的。

業(yè)務(wù)檔案的增長造成檔案存儲空間的緊缺性，其實這些業(yè)務(wù)檔案與我們每個人都息息相關(guān)，去銀行辦理業(yè)務(wù)每一張簽字的單據(jù)保存15年，房屋按揭貸款協(xié)議放在銀行里長期保管，去保險公司簽定的壽險合同保管，在房地產(chǎn)開發(fā)商那簽定的購房協(xié)議合同保管，去醫(yī)院看病住院的病案需保管30年……這些“無比重要”的檔案短時間內(nèi)不能銷毀，且得宜于近幾年中國人口紅利的釋放，相應檔案增長速度也遠存放空間的承受能力，而自建庫房必然要承擔巨大的硬件投資與管理成本，采取低成本的外包方式無疑成為優(yōu)選。

檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機構(gòu)簽署合約，將檔案委托第三方機構(gòu)進行保管的一種檔寄存案管理方式。

（1）檔案庫建設(shè)標準

締照公司檔案庫采用鋼質(zhì)導軌式密集架，檔案庫的建設(shè)嚴格按照檔案局安全保護的管理技術(shù)要求實施，嚴格做好檔案庫房檔案安全保護的“九防”要求。

（2）檔案管理流程
① 檔案交接
檔案交接是甲乙雙方固定的工作人員對甲方檔案的單位名稱、檔案名稱、檔案數(shù)量、檔案發(fā)生的年限、檔案保存期限進行確認后，雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認，并加蓋相應印鑒。乙方加蓋檔案入庫章，甲方加蓋公司工章或其他甲方認可的印章，以示交接完畢。

② 檔案裝箱
乙方按照甲方檔案的單位名稱、檔案名稱進行整理裝箱，并明確檔案數(shù)量、發(fā)生的年限、保存期限。

③ 檔案箱封簽
乙方免費為甲方提供條形碼封條，甲方封裝前須將檔案箱內(nèi)容與條形碼封條配對并加蓋甲方相應印鑒。

④ 檔案運輸

乙方為甲方提供免費檔案運輸服務(wù)，運輸時甲方有義務(wù)協(xié)助乙方工作人員搬運檔案箱及核對檔案數(shù)目。

⑤ 檔案錄入
甲方檔案進入乙方檔案庫前，乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開發(fā)的檔案管理查詢系統(tǒng)。

⑥ 檔案上架  檔案上架是根據(jù)檔案查詢系統(tǒng)生出的具體位置，不得隨意存放。

⑦ 檔案提取與調(diào)閱
甲方專人負責檔案提取和調(diào)閱，并提供工作證件、甲方介紹信及調(diào)閱人員身份證復印件，以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專管部門進行電話確認，確認無誤后方可查閱。

⑧ 檔案銷毀
乙方根據(jù)甲方檔案保存的期限，向甲方提出銷毀，銷毀需甲方提供的相關(guān)手續(xù)，銷毀過程甲方全程監(jiān)督，并錄影像資料供乙方保存。

⑨ 檔案庫實時監(jiān)控
視頻監(jiān)控系統(tǒng)可實時監(jiān)控并錄像（錄像資料保存三個月）。甲方計算機終端可實時監(jiān)控存放自己檔案的區(qū)域。